Proof of Delivery - POD
Per monitorare lo stato di avanzamento di una spedizione mentre è in corso e agire proattivamente in caso di non conformità. Dalla presa in carico fino all’esito di avvenuta consegna, ogni tappa del viaggio viene segnalata dall’autista attraverso il proprio smartphone, anche senza connettività.
Validazione Fraunhofer IML
Nel 2023 Onit ha ottenuto la validazione di Fraunhofer IML per On.Plant/TMS.
L’importante istituto di ricerca tedesco, facente parte della più grande organizzazione di ricerca applicata in Europa (Fraunhofer-Gesellschaft), ha certificato la qualità del software che consente la pianificazione e l’ottimizzazione delle spedizioni, abilita il tracking dei viaggi in real-time e facilita le comunicazioni all’interno del network dei trasporti.
Descrizione
Proof of Delivery è il software grazie al quale è possibile avere il controllo sull’avanzamento di tutto il processo di ritiro/consegna. POD supporta il lavoro di back-office dell’ufficio logistico, così come quello degli autisti.
Integrato con l’ERP o TMS aziendale, POD consente di gestire le informazioni ed eventuali non conformità fornite dagli autisti, dematerializzando e conservando tutta la documentazione del viaggio.
Vantaggi
- Visione d’insieme e controllo centralizzato del processo di avanzamento della consegna
- Reattività del back-office nella gestione di non conformità appena rilevate
- Aumento della qualità del servizio, grazie alla riduzione degli errori in consegna o ritiro
- Consegne più affidabili, grazie ad un più preciso ETA riferito al cliente
- Risparmio data-entry manuale al rientro dei DDT
- Riduzione del volume di chiamate e dei canali di comunicazione tra gli attori del processo
- Reperibilità e disponibilità immediata dei documenti in caso di verifiche e controlli
- Recupero di spazi fisici, meno carta e l’ambiente ringrazia!
Le funzionalità di Proof Of Delivery che migliorano il tuo lavoro
Invio Viaggi ad Autisti
Il pianificatore logistico visualizza l’elenco dei viaggi pianificati e seleziona quelli pronti per essere inviati all’autista.
Conferma Presa in Carico Autista
L’autista accede all’applicazione dal suo smartphone utilizzando le proprie credenziali. Da lì conferma la presa in carico del viaggio, con la pressione di un tasto che equivale ad una firma elettronica semplice.
Carico e Partenza
L’autista visualizza la cronologia delle tappe componenti il viaggio preso in carico, definendo il miglior percorso (grazie alle Mappe che tengono conto delle limitazioni per mezzi pesanti) per raggiungere le varie destinazioni.
ETA, Estimated Time of Arrival
Grazie ai servizi sul traffico storico o in real-time forniti dalle mappe, il sistema calcola l'orario previsto per la consegna di ogni spedizione e fornisce indicazioni precise su eventuali ritardi.
Esito della Consegna
L’autista può notificare il momento in cui ogni consegna viene eseguita e specificarne l’esito (accettata o rifiutata dal destinatario), corredando il tutto con eventuali note e foto. È possibile anche aggiungere nuovi articoli, richiamando colli rifiutati nelle tappe precedenti.
Gestione incassi e scambio pedane/legni
All’interno della consegna è possibile abilitare anche la gestione di eventuali incassi, nonché lo scambio di pedane e legni, i cui dati verranno poi gestiti all’interno del Software Cost Control grazie alla funzionalità di Contabilità Legni.
Raccolta firma
Prevede la firma del ricevente come «prova di presa visione» dell’esito consegna su smartphone. Per raggiungere il livello di firma elettronica semplice, serve l’accesso di chi riceve la merce tramite credenziali personali prima della firma o l’utilizzo di dispositivi avanzati tipo Wacom.
Portale Monitoraggio Consegne
Portale collaborativo con accesso alle informazioni differenziato a seconda del soggetto che vi accede: committente, trasportatore, agente o cliente/destinatario. C’è la possibilità di monitorare il viaggio con la visualizzazione di stato delle consegne ed eventuali rettifiche.
Pianificazione live
Con il software Planning attivo, si abilita una pianificazione sulla base della posizione real-time dei veicoli già in viaggio e per la gestione delle urgenze intra-day, utilissima in specifici settori critici.
Report KPI
Il sistema è in grado di salvare e analizzare tutti i dati, così da monitorare le performance degli autisti e dei trasportatori, rilevare le inefficienze e le anomalie ed elaborare strategie per ridurre errori e ottimizzare il processo.
Per un’analisi ancora più approfondita si raccomanda l’integrazione con il software di Business Intelligence Onit.
Dematerializzazione e Archiviazione
Il sistema invia una mail con il PDF (anche firmato digitalmente) del documento di trasporto e la fattura accompagnatoria che indica quantità, importi previsti e effettivi.
Dematerializzare e archiviare documenti in Cloud permette di ricercarli facilmente in caso di contenziosi. Si può inoltre prevedere l’implementazione di un sistema di Conservazione Sostitutiva ai fini fiscali.
Delivery Notice
Grazie all’integrazione con strumenti di Automated Messaging, possono essere inviate notifiche (via mail, SMS o altro) agli operatori (autisti, agenti) o ai clienti che aspettano di ricevere la merce. Offre la possibilità, ad esempio, di decidere se avvisare subito del ritardo eventuale o solo quando si accumula un ritardo superiore ad una certa soglia.